La description approuvée comprend le nom du programme, ses objectifs, les unités de base, la durée estimée, le style, la langue d'enseignement, les conditions de réussite, le document attendu et le prix. La description acceptée lors de l'inscription est enregistrée.

Avant ou au début, le stagiaire reçoit un calendrier ou une carte d'apprentissage montrant les modules, les étapes, les évaluations, les canaux d'assistance et les exigences techniques.

En cas de participation d'un prestataire de formation, son rôle doit être clarifié sans créer d'ambiguïté sur le cocontractant ou l'organisme délivrant le document. L'Académie reste chargée de coordonner le service promis au stagiaire dans le cadre de son périmètre.

Il est permis de mettre à jour les exemples, d'organiser des activités ou de remplacer un outil technique ou un enseignant par une personne dûment qualifiée, à condition que cela ne porte pas atteinte aux résultats pédagogiques, à la durée d'accès, aux conditions du document ou aux droits du stagiaire.

Un changement est considéré comme significatif s’il affecte de manière significative :

• Les objectifs du programme ou une partie significative de son contenu ;
• Langue d'enseignement ou modèle de fréquentation;
• Durée ou calendrier qui gêne le suivi ;
• Conditions de réussite du document délivré ;
• L'entité émettrice ou le statut réglementaire déclaré ;
• Prix ou frais obligatoires.

Un préavis est envoyé expliquant la raison, la date de la demande, l'impact et les options disponibles. On ne suppose pas que le stagiaire sera accepté simplement parce qu'il reste silencieux si le changement nécessite une approbation explicite.

Selon la nature du changement, une ou plusieurs options s'affichent :

1. Continuez sans frais supplémentaires ;
2. Transfert vers un cours ou un programme équivalent ;
3. Geler ou reporter les inscriptions ;
4. Plan d'achèvement alternatif ;
5. Retrait et remboursement du montant dû selon POL-05.

L'enseignant peut être changé pour une raison professionnelle ou d'urgence, tout en choisissant un remplaçant possédant les qualifications appropriées et en maintenant la continuité de l'évaluation. Le stagiaire est informé lorsqu'un changement affecte l'horaire ou le mode de suivi.

Si l'ouverture du programme est conditionnée à un nombre minimum, celui-ci sera annoncé avant la représentation avec la dernière date de la décision. S'il ne s'ouvre pas, un transfert facultatif ou un remboursement complet est proposé pour le programme annulé.

En cas d'annulation du programme avant le début, toute remise ultérieure sera stoppée, le stagiaire en sera informé et le montant dû sera remboursé de la manière et dans le délai précisés au POL-05, à moins qu'il ne choisisse clairement une alternative appropriée.

Donnez la priorité à un plan d'achèvement qui protège les apprenants et peut inclure le transfert de l'enseignement, l'extension de l'accès, la reconnaissance des modules terminés ou la remise des dossiers. Si la réalisation n'est pas possible, le remboursement est calculé équitablement sans imputer au stagiaire le coût d'une prestation non réalisée.

POL-12 et le contrôle interne applicable s'appliquent en cas de dysfonctionnement ou de condition d'urgence. Les rendez-vous sont prolongés ou des alternatives sont proposées si l’interruption avérée affecte la capacité à performer du stagiaire.

Le contenu peut être mis à jour pour maintenir son exactitude ou son intégrité. Si la mise à jour annule un acquis pédagogique fondamental ou modifie les termes du document, elle est traitée comme un changement fondamental.

Dans un programme auquel participe une entité canadienne, une entité africaine ou un prestataire de services de formation, chaque partie devra clarifier son rôle, le programme ou le territoire couvert ainsi que l'entité émettrice du document. Le partenariat ne s’étend pas automatiquement à un programme ou à un pays non stipulé.

Une copie du descriptif, du calendrier, des avis et des décisions de transfert ou d'annulation sera conservée. Un document affecté par une erreur de l'Académie sera réédité sans frais.

Un examen de l'effet d'une modification ou d'une annulation peut être demandé conformément à POL-18, sans entraîner de représailles académiques ou financières.

L'Académie ne garantit pas l'emploi, l'immigration, l'admission dans une autre entité ou l'obtention d'une licence professionnelle simplement en complétant le programme, et POL-19 et POL-25 postulent.

Les notifications importantes sont publiées au sein du compte et envoyées aux moyens de communication enregistrés. Les demandes doivent être adressées à [email protected].