يتكون الوصف المعتمد من اسم البرنامج وأهدافه ووحداته الأساسية ومدته التقديرية ونمطه ولغة التدريس ومتطلبات النجاح والوثيقة المتوقعة والسعر. ويُحفظ الوصف الذي قُبل عند التسجيل.

قبل البداية أو عندها، يتلقى المتدرب جدولاً أو خريطة تعلم تبين الوحدات، والمواعيد الجوهرية، والتقييمات، وقنوات الدعم، والمتطلبات التقنية.

إذا شارك مقدم خدمة تكوينية، يوضح دوره دون أن يؤدي ذلك إلى غموض بشأن الجهة المتعاقدة أو الجهة المصدرة للوثيقة. وتبقى الأكاديمية مسؤولة عن تنسيق الخدمة الموعودة للمتدرب ضمن نطاقها.

يجوز تحديث الأمثلة أو ترتيب أنشطة أو استبدال أداة تقنية أو مدرس بذي كفاءة مناسبة، بشرط ألا ينتقص ذلك من النتائج التعليمية أو مدة الولوج أو شروط الوثيقة أو حقوق المتدرب.

يعد التغيير جوهرياً إذا مسّ، على نحو مؤثر:

• أهداف البرنامج أو نسبة معتبرة من محتواه؛
• لغة التدريس أو نمط الحضور؛
• المدة أو الجدول بما يعرقل المتابعة؛
• متطلبات النجاح أو الوثيقة المصدرة؛
• الجهة المصدرة أو الوضع التنظيمي المعلن؛
• السعر أو الرسوم الإلزامية.

يُرسل إشعار مسبق يشرح السبب، وتاريخ التطبيق، وأثره، والخيارات المتاحة. ولا يفترض قبول المتدرب لمجرد صمته إذا كان التغيير يحتاج موافقة صريحة.

بحسب طبيعة التغيير، تعرض واحدة أو أكثر من الخيارات:

1. الاستمرار دون تكلفة إضافية؛
2. الانتقال إلى دورة أو برنامج مكافئ؛
3. تجميد أو تأجيل التسجيل؛
4. خطة استكمال بديلة؛
5. الانسحاب واسترداد المبلغ المستحق وفق POL-05.

يجوز تغيير المدرس لسبب مهني أو طارئ، مع اختيار بديل ذي مؤهلات مناسبة والمحافظة على استمرارية التقييم. ويُبلغ المتدرب عندما يؤثر التغيير في الجدول أو طريقة المتابعة.

إذا كان فتح البرنامج مشروطاً بعدد أدنى، يعلن ذلك قبل الأداء مع آخر تاريخ للقرار. وإذا لم يفتح، يعرض تحويل اختياري أو استرداد كامل لما دفع للبرنامج الملغى.

عند إلغاء البرنامج قبل البداية، يوقف أي خصم لاحق، ويُخطر المتدرب، ويعاد المبلغ المستحق بالطريقة والأجل المبينين في POL-05، ما لم يختر بوضوح بديلاً مناسباً.

تعطي الأولوية لخطة إتمام تحمي المتدربين، وقد تشمل نقل التدريس أو تمديد الولوج أو الاعتراف بالوحدات المكتملة أو تسليم السجلات. وإذا تعذر الإتمام، يحسب الاسترداد بصورة عادلة دون تحميل المتدرب تكلفة خدمة لم تقدم.

تطبق POL-12 والمراقبة الداخلية المعنية عند عطل أو ظرف طارئ. تمدد المواعيد أو توفر بدائل إذا أثر الانقطاع المثبت في قدرة المتدرب على الإنجاز.

يجوز تحديث المحتوى للحفاظ على دقته أو سلامته. وإذا ألغى التحديث نتيجة تعليمية جوهرية أو غير شروط الوثيقة، يعامل كتغيير جوهري.

في برنامج تشارك فيه الجهة الكندية أو الجهة الإفريقية أو مقدم الخدمة التكوينية، يُبيّن لكل طرف دوره، والبرنامج أو الإقليم المشمول، والجهة المصدرة للوثيقة. ولا تتوسع الشراكة تلقائياً إلى برنامج أو بلد غير منصوص عليه.

تحفظ نسخة الوصف والجدول والإشعارات وقرارات التحويل أو الإلغاء. ويعاد إصدار وثيقة متأثرة بخطأ من الأكاديمية دون رسم.

يمكن طلب مراجعة أثر تعديل أو إلغاء وفق POL-18، دون أن يؤدي ذلك إلى جزاء أكاديمي أو مالي انتقامي.

لا تضمن الأكاديمية توظيفاً أو هجرة أو قبولاً لدى جهة أخرى أو ترخيصاً مهنياً لمجرد إتمام البرنامج، وتطبق POL-19 وPOL-25.

تنشر الإشعارات المهمة داخل الحساب وترسل إلى وسيلة التواصل المسجلة. وتوجه الاستفسارات إلى [email protected].